دراسة توصي بوضع جدول يوضح الإطار الزمني لإنجاز المهام في وزارة الداخلية والأمن الوطني

دراسة توصي بوضع جدول يوضح الإطار الزمني لإنجاز المهام في وزارة الداخلية والأمن الوطني
طباعة تكبير الخط تصغير الخط

منحت أكاديمية الإدارة والسياسة للدراسات العليا ضمن البرنامج المشترك مع جامعة الأقصى درجة الماجستير 

 

للباحث/ أحمد صالح ابراهيم حميد

 

وذلك بعد مناقشة رسالته الموسومة بعنوان:

"دور ممارسة أسلوب إدارة فرق العمل في تحسين مستوى الأداء واتخاذ القرارات بوزارة الداخلية والأمن الوطني – الشق المدني"

 

والتي عُقدت في قاعة المؤتمرات بمبنى الإدارة في جامعة الأقصى، يوم الأحد الموافق 29-05-2016، وتكونت لجنة المناقشة كلاً من: د. أكرم إسماعيل سمور مشرفاً ورئيساً، و منصور محمدعلي الأيوبي مناقشاً خارجياً، و د. محمد إبراهيم المدهون مناقشاً خارجياً

 

 

وتوصلت الدراسة الى مجموعة من النتائج:

أولاً: النتائج المتعلقة باهتمام الإدارة العليا بأسلوب إدارة فرق العمل:

إن الاهتمام من قبل الإدارة العليا بأسلوب إدارة فرق العمل جاء بدرجة دون المتوسط، أي أقل من (60%)، حيث بلغت موافقة عينة الدراسة على هذا المجال بمتوسط حسابي نسبي 58.68)%)، ويرجع ذلك إلى ما يلي:-

-     عدم اختيار أعضاء فرق العمل بشكل جيد من حيث الخبرات والمهارات والعلاقات الطيبة.
-     عدم توفر المعلومات والبيانات اللازمة لفرق العمل بشكل سريع.
-     عدم منح صلاحيات أكثر لفرق العمل تساعدهم في تحقيق الأهداف.
-     عدم مكافأة فرق العمل ذات الأداء المتميز.
-     ضعف مشاركة الإدارة العليا لفرق العمل في عملية اتخاذ القرارات.
-     عدم توفر الموارد اللازمة لفرق العمل.
-     عدم إعداد دورات تدريبية وورش عمل تبين أهمية فرق العمل وتعزز ثقافة فرق العمل بالوزارة.

وقد كانت أعلى درجة في توفير الإدارة العليا المعلومات المطلوبة لفرق العمل حيث حصل على المتوسط الحسابي النسبي (61.79%)، بينما كانت أقل درجة في تكافؤ الإدارة العليا لفرق العمل ذات الأداء المتميز حيث حصل على المتوسط الحسابي النسبي (54.86%). 

ثانياً: النتائج المتعلقة بممارسة أسلوب إدارة فرق العمل بالوزارة:

إن ممارسة أسلوب إدارة فرق العمل بالوزارة جاء بدرجة تزيد عن المتوسط، أي تزيد عن (60%)، حيث بلغت موافقة عينة الدراسة على هذا المجال بمتوسط حسابي نسبي (64.47%)، وهذه النسبة ضعيفة ويرجع ذلك إلى ما يلي:-

-     ضعف اهتمام قائد فريق العمل لأعضاء الفريق. 
-    عدم التوزيع العادل للمهام بين أعضاء فرق العمل.
-     عدم اختيار الأعضاء بما يتناسب مع امكانيات وقدرات وخبرات أعضاء الفريق.
-     عدم وضع جدول يوضح الإطار الزمني لإنجاز المهام.
-     عدم مشاركة جميع أعضاء فرق العمل في وضع الخطط.
-     عدم ربط إنجازات فرق العمل بحوافز ومكافآت.
-     ضعف مشاركة فرق العمل للأنشطة الاجتماعية.

وقد كانت أعلى درجة في بذل أعضاء فريق العمل قصارى جهدهم أياً كان نوع العمل حيث حصل على المتوسط الحسابي النسبي (69.61%)،بينما كانت أقل درجة في ربط إنجازات وأداء فرق العمل بحوافز ومكافآت حيث حصل على المتوسط الحسابي النسبي(49.04%).

ثالثاً: النتائجالمتعلقةبمستوى الأداء الوظيفي بالوزارة:

إن مستوى الأداء الوظيفي بالوزارة جاء بدرجة تزيد عن المتوسط، أي تزيد عن (60%)، حيث بلغت موافقة عينة الدراسة على هذا المجال بمتوسط حسابي نسبي 69.63)%)، وهذه النتيجة تحتاج إلى المزيد من التحسين، وذلك يرجع إلى ما يلي:-

-     عدم وضوح المهام الوظيفية للموظفين، وعدم المعرفة بالوصف الوظيفي لكل موظف.
-     ضعف الإشراف والمتابعة من قبل الرؤساء على المرؤوسين.
-     عدم تطوير الدورات التدريبية التي تساعد الموظفين على رفع أدائهم الوظيفي.
-     عدم التوازن ما بين المكافآت والعقوبات عن أداء الموظفين.

وقد كانت أعلى درجة في الإشراف المباشر والمتابعة المستمرة من قبل الرؤساء أدى إلى تحسين مستوى الأداء حيث حصل على المتوسط الحسابي النسبي(76.65%)،بينما كانت أقل درجة في منح الوزارة مكافآت وحوافز للموظف المبدع الذي يقدم أفكار ابتكارية تساعد في إنجاز الأعمال حيث حصل على المتوسط الحسابي النسبي (54.63%).

رابعاً: النتائج المتعلقة بعملية اتخاذ القرارات الإدارية بالوزارة:

إن عملية اتخاذ القرارات بالوزارة جاء بدرجة تزيد عن المتوسط بنسبة بسيطة، حيث بلغت موافقة عينة الدراسة على هذا المجال بمتوسط حسابي نسبي (60.22%)، ويرجع ذلك إلى ما يلي:-

-     عدم تحديد المشكلة موضوع اتخاذ القرار تحديداً دقيقاً.
-     عدم الاستعانة بآراء الخبراء والمستشارين في عملية اتخاذ القرارات.
-     عدم اختيار البديل المناسب لمعالجة المشكلة.
-     ضعف المتابعة والتقييم للقرارات التي يتم اتخاذها.
-     عدم مراعاة البيئة الداخلية والخارجية عند عملية اتخاذ القرارات.

وقد كانت أعلى درجة فيتوفر الوزارة للخبرات والاختصاصات القادرة على اتخاذ القرارات الإدارية الفعالة حيث حصل على المتوسط الحسابي النسبي (63.43%)،بينما كانت أقل درجة في الاستعانة بالوسائل العلمية وآراء المستشارين لتطوير أكبر عدد ممكن من بدائل الحلول للمشكلة حيث حصل على المتوسط الحسابي النسبي (56.69%).

خامساً: النتائج المتعلقة بالعلاقة بين أسلوب إدارة فرق العمل وتحسين مستوي الأداء:

معامل الإرتباط (0.647) والقيمة الإحتمالية (0.00) وهي أقل من 0.05 ≥α ، وبذلك توجد علاقة ذات دلالة إحصائية بين أسلوب إدارة فرق العمل وتحسين مستوى الأداء بالوزارة.

سادساً: النتائج المتعلقة العلاقة بين أسلوب إدارة فرق العمل وعملية اتخاذ القرارات بالوزارة:

معامل الإرتباط (0.932) والقيمة الإحتمالية (0.00) وهي أقل من 0.05 ≥α ، وبذلك توجد علاقة ذات دلالة إحصائية بين أسلوب إدارة فرق العمل وعملية اتخاذ القرارات بالوزارة.

 

 

وتوصلت الدراسة إلى عدة توصيات أهمها:

أولا: التوصيات المتعلقة باهتمام الإدارة العليا بفرق العمل:

1.    اختيار أعضاء فرق العمل بشكل جيد من حيث الخبرات والمهارات والعلاقات الطيبة.
2.    توفر المعلومات والبيانات اللازمة لفرق العمل بشكل سريع.
3.    منح صلاحيات أكثر لفرق العمل تساعدهم في تحقيق الأهداف.
4.    العمل على مكافأة فرق العمل ذات الأداء المتميز.
5.    زيادة مشاركة الإدارة العليا لفرق العمل في عملية اتخاذ القرارات.
6.    توفر الموارد اللازمة لفرق العمل.
7.    إعداد دورات تدريبية وورش عمل تبين أهمية فرق العمل وتعزز ثقافة فرق العمل بالوزارة.

ثانياً: التوصيات المتعلقة بممارسة أسلوب فرق العمل:

1.    زيادة اهتمام قائد فريق العمل لأعضاء الفريق. 
2.    التوزيع العادل للمهام بين أعضاء فريق العمل.
3.    اختيار الأعضاء بما يتناسب مع امكانيات وقدرات وخبرات أعضاء الفريق.
4.    مشاركة جميع أعضاء فريق العمل في وضع الخطط واتخاذ القرارات.
5.    ربط إنجازات فرق العمل وأداء فرق العمل بحوافر ومكافآت مادية ومعنوية.
6.    وضع جدول يوضح الإطار الزمني لإنجاز المهام.
7.    الاهتمام بالأنشطة الاجتماعية التي تزيد من أداء فرق العمل.
8.    إعداد دليل إجراءات يوضح آلية عمل فرق العمل بالوزارة، بحيث يكون مرجعاً لجميع فرق العمل التي تشكلها الوزارة.

ثالثاً: التوصيات المتعلقة بمستوى الأداء الوظيفي:

1.    توزيع الوصف الوظيفي للموظفين لمعرفته المهام الوظيفية المطلوب إنجازها.
2.    زيادة الإشراف والمتابعة من قبل الرؤساء على المرؤوسين.
3.    تطوير البرامج التدريبية التي تساعد الموظفين على رفع أدائهم الوظيفي.
4.    العمل على التوازن ما بين المكافآت والعقوبات، بحيث يتم معاقبة المقصرين ومكافأة المبدعين.
5.    زيادة التنسيق والمشاركة بين الموظفين لأداء المهام وإنجاز الأعمال.
6.    تحديد نقاط الضعف من خلال نتائج تقييم الأداء الوظيفي والعمل على معالجته، والعمل على زيادة نقاط القوة.

رابعاً: التوصيات المتعلقة بعملية اتخاذ القرارات:

1.    تحديد المشكلة تحديداً صحيحاً وتجميعا لمعلومات ووضع البدائل واختيارالبديل المناسب ومن ثم اتخاذ القرارات.
2.    الاستعانة بالخبرات المهنية والعلمية وآراء المستشارين، والاهتمام بالأساليب التقنية والعلمية فيعملية اتخاذ القرارات.
3.    متابعة وتقييم القرارات الصادرة وتحديد الانحرافات والعمل على تصحيحها.
4.    مراعاة البيئة الداخلية والخارجية عند اتخاذ القرارات الإدارية.